Perguntas frequentes - Setor fiscal

Uma gestão fiscal eficiente depende de sistemas integrados que automatizem o controle de documentos e informações. É essencial utilizar um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para consolidar os dados de diversas áreas da empresa, garantindo precisão e agilidade. Além disso, a organização e o armazenamento adequado das notas fiscais — tanto eletrônicas quanto físicas — ajudam a evitar perdas e retrabalhos. É fundamental também manter uma comunicação constante com o contador, que deve estar ciente de todos os processos de emissão e controle dos documentos fiscais.

Normalmente, o escritório de contabilidade solicita o envio dos arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas de saída, dos comprovantes de Cupom Fiscal, e também das Notas Fiscais Eletrônicas de entrada (DANFE). Em alguns casos, pode ser exigido o envio dos comprovantes de pagamento e de notas canceladas ou denegadas, conforme a necessidade para a regularização da escrituração. A manutenção desses documentos, muitas vezes por um período de até 5 anos, é uma exigência legal que assegura a conformidade fiscal da empresa.

A carga tributária varia conforme a atividade e o porte da empresa, mas, em geral, os impostos podem ser divididos em três níveis:

. Federal: IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica), CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), PIS/Pasep, COFINS, IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e INSS.
. Estadual: ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
. Municipal: ISS (Imposto Sobre Serviços).

Empresas optantes pelo Simples Nacional recolhem esses tributos de forma unificada, mas mesmo assim é necessário conhecer cada obrigação para garantir o cumprimento correto.

A escolha do regime tributário – Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real – depende, principalmente, do faturamento anual e da margem de lucro da empresa.

. Simples Nacional: Ideal para empresas com faturamento anual de até R$ 3,6 milhões, que se beneficiam de uma guia única de recolhimento e procedimentos simplificados.
. Lucro Presumido: Adequado para empresas com faturamento de até R$ 78 milhões, onde a tributação é calculada com base em percentuais pré-fixados da receita bruta.
. Lucro Real: Indicada para empresas com alta complexidade fiscal, faturamento superior a R$ 78 milhões ou com margens de lucro menores, permitindo a dedução de despesas reais para apuração do imposto. A escolha correta impacta diretamente a carga tributária e a competitividade do negócio.

O diferencial de alíquota é aplicado nas operações de compra interestadual, onde a alíquota do ICMS praticada no estado de destino é superior à alíquota interestadual. Essa diferença deve ser recolhida pelo contribuinte para equalizar a tributação. No caso de empresas optantes pelo Simples Nacional, esse recolhimento também pode ser exigido em determinadas operações fora do município. Essa regra é importante para evitar a guerra fiscal entre os estados e garantir a arrecadação adequada dos tributos.

Para a emissão, é crucial utilizar um sistema autorizado que garanta a integridade e a validade jurídica do documento – a NF-e é gerada e assinada digitalmente, permitindo sua circulação eletrônica. Caso haja necessidade de cancelamento, a nota pode ser cancelada em até 24 horas pelo próprio sistema; após esse prazo, o procedimento exige a abertura de um protocolo específico na Receita Federal. Em ambos os casos, é fundamental seguir os prazos e as normas legais para evitar problemas com o fisco.

Os prazos variam conforme cada tributo e regime adotado:

. Simples Nacional: A guia DAS normalmente vence no dia 20 de cada mês, com ajuste para o dia útil seguinte se cair em final de semana ou feriado.
. Impostos Federais e Estaduais: Por exemplo, o IRPJ e a CSLL podem ter vencimentos trimestrais (31 de março, 30 de junho, 30 de setembro e 31 de dezembro) e o PIS/Cofins geralmente até o dia 25 do mês subsequente.

Além disso, em situações de dificuldades financeiras, existem opções de parcelamento, que permitem dividir o valor da dívida, respeitando condições mínimas de cada parcela e evitando a exclusão do regime tributário em casos de inadimplência.

A assessoria contábil desempenha um papel estratégico no planejamento tributário, ajudando a identificar oportunidades de redução de carga fiscal e a evitar penalizações. Por meio de análises detalhadas dos registros contábeis e fiscais, o contador pode sugerir a adoção do regime tributário mais vantajoso, orientar sobre benefícios fiscais e revisar a correta escrituração dos documentos. Essa parceria possibilita não só o cumprimento das obrigações legais, mas também a otimização dos recursos da empresa, contribuindo para uma gestão financeira mais saudável e competitiva.