Perguntas frequentes - Legalização

O Departamento de Legalização é responsável por conduzir todos os procedimentos necessários para que uma empresa seja formalmente registrada e opere em conformidade com as exigências legais. Isso inclui a abertura, alterações contratuais, regularização de pendências e encerramento de empresas. Esse setor garante a segurança jurídica do negócio, facilitando o acesso a financiamentos, licitações e parcerias comerciais, além de evitar autuações e multas por descumprimento das obrigações legais.

Para abrir uma empresa, são exigidos diversos documentos, como:

. Contrato Social ou Estatuto: Documento que define as regras de funcionamento e a estrutura societária.
. Documentos pessoais dos sócios: Cópias do RG, CPF e comprovante de residência.
. Inscrições: CNPJ, inscrição estadual e municipal, quando aplicável.
. Alvarás e Licenças: Dependendo do ramo de atividade, pode ser necessário obter alvarás de funcionamento e licenças específicas.

A alteração contratual é o mecanismo pelo qual são formalizadas mudanças na estrutura ou nas informações constantes do contrato social de uma empresa. Essa alteração pode envolver:

. Mudança no capital social;
. Entrada ou saída de sócios;
. Alteração do objeto social;
. Mudança de endereço ou na administração.
O procedimento envolve a elaboração de um novo documento que deve ser registrado na Junta Comercial e comunicado aos órgãos competentes (Receita Federal, Prefeitura, etc.). Esse processo garante que a empresa esteja sempre atualizada e em conformidade com as exigências legais.

Para regularizar pendências, é necessário:

. Identificar e mapear as irregularidades: Realizar uma auditoria interna para apontar débitos ou inconsistências na documentação.
. Atualizar a documentação: Protocolar alterações ou atualizações na Junta Comercial, Receita Federal e demais órgãos, conforme a necessidade.
. Obter certidões negativas: Regularizar débitos fiscais e trabalhistas para emitir certidões que comprovem a regularidade da empresa.
. Comunicar as alterações: Manter os registros internos atualizados e informar os sócios sobre os ajustes realizados.
Essa regularização é crucial para evitar sanções e garantir a continuidade das operações sem riscos de autuações.

O encerramento de uma empresa deve seguir um processo formal que inclui:

. Elaboração de Ata de Dissolução: Documento que oficializa a decisão de encerrar as atividades e define a forma de liquidação dos ativos e passivos.
. Quitação de Obrigações: Pagamento de todas as dívidas e regularização dos tributos pendentes.
. Baixa na Junta Comercial e Órgãos Competentes: Após a liquidação, a empresa deve ser baixada no CNPJ, na Junta Comercial, na Receita Federal e, se necessário, em outros cadastros (municipal, estadual).

Esse procedimento exige rigor técnico e legal para evitar problemas futuros e assegurar que todos os passivos sejam devidamente encerrados.

Certidões negativas comprovam que a empresa não possui débitos ou pendências junto aos órgãos governamentais (fiscal, trabalhista, previdenciário etc.). Esses documentos são essenciais para:

. Participação em licitações;
. Obtenção de financiamentos e linhas de crédito;
. Realização de parcerias comerciais;
. Credenciamento em processos seletivos ou concessões de benefícios fiscais.
Manter a regularidade e a atualização desses documentos demonstra a saúde jurídica e financeira da empresa, contribuindo para sua credibilidade no mercado.

A contabilidade atua de forma estratégica ao:

. Orientar sobre a documentação necessária: Preparando e revisando contratos sociais, atas e demais registros.
. Acompanhar as mudanças legislativas: Garantindo que as alterações contratuais e demais procedimentos estejam em conformidade com a legislação atual.
. Realizar a escrituração e registro adequado: Protocolando documentos na Junta Comercial e nos órgãos competentes, além de manter a documentação atualizada no sistema interno da empresa.

Os custos e prazos podem variar conforme o porte e o ramo de atividade da empresa, bem como a complexidade dos processos a serem realizados. Em geral: . Custos: Incluem taxas de registro na Junta Comercial, emolumentos, honorários contábeis e, em alguns casos, despesas com alvarás e licenças.
. Prazos: Desde a abertura até a regularização total, os procedimentos podem levar de alguns dias a várias semanas, dependendo da agilidade dos órgãos competentes e da organização interna.

Uma assessoria especializada permite uma otimização desses processos, ajudando a reduzir custos e a acelerar o tempo necessário para que a empresa esteja completamente regularizada.